Изменение стандарта IRIS. Что дальше?

В.А. Гапанович,В.А. Гапанович,к.т.н., президент НП «ОПЖТ»

О.А. Сеньковский,первый заместитель начальника Центра технического аудита ОАО «РЖД»

С.С. Котов,главный специалист ГК «Приоритет»

На первый взгляд, в очередной версии стандарта железнодорожной промышленности нет никаких серьезных изменений и набор составляющих системы сертификации IRIS остался прежним. Изменение идентификатора и передача стандарта под юрисдикцию Международной ор-ганизации по стандартизации (ISO) – значительное изменение статуса стандарта, но не еготребований. Набор и содержание требований к системам менеджмента бизнеса (СМБ), если иизменились в некоторых разделах, то ожидаемо (в соответствии с общими тенденциями). Однако произошедшие изменения содержат очередные вызовы. Например, стали обязательнымипроцесс управления компетенциями и свидетельства его выполнения, необходимость сбораданных об эксплуатации продукции FRACAS и другое. Вместе с этим совместно с выходом новой версией произошли серьезные изменения в подходах к оценке уровня зрелости СМБ, что зафиксировано в «Правилах сертификации: 2017». Причины этих изменений и их последствия, а также то, что следует предпринять бизнесу, чтобы соответствовать новым вызовам, рассматриваются в статье.

  Скачать статью целиком

Подзаголовок

Почти сразу после выхода предыдущей версии стандарта была опубликована статья1 , в которой высказывалось предостережение об опасности «…замены концепции встроенного качества концепцией качества, вынесенного на аутсорсинг…», когда предприятия «…перекладывают ответственность за гарантирование (обеспечение) качества на органы по сертификации, которые в принципе не могут отвечать за это…».

В другой статье того же журнала2 был высказан тезис, что намерения и «…ожидания от применения стандарта во многом, если не полностью, определяют конечный результат». Иными словами, рассчитывать на повышение результативности и эффективности системы менеджмента предприятия вправе только в том случае, если изначально, принимая решение о применении модели системы менеджмента по IRIS, они будут ставить себе именно такую цель, не передавая эту работу на аутсорсинг.

Цель системы добровольной сертификации IRIS – обеспечение высокого качества в цепи поставок путем создания глобальной системы независимой и объективной оценки компаний, осуществляющих поставки для нужд железнодорожных предприятий. Потребитель в лице ОАО «РЖД» при внедрении стандарта ставил задачи повышения качества продукции. Задачи по сертификации прямых поставщиков подвижного состава и компонентов были успешно достигнуты. В период с 2010 по 2017 год сертифицировано 116 предприятий в Российской Федерации, из которых более половины являются основными системными интеграторами по производству подвижного состава и комплектующих. Действия 13 сертификатов по разным причинам приостановлены, в том числе на трех предприятиях − по инициативе ОАО «РЖД» из-за низкого качества поставляемой продукции. При этом стоит отметить, что все основные поставщики локомотивов для нужд холдинга, а также предприятия − поставщики подвижного состава, эксплуатируемого на путях общего пользования, были сертифицированы. Положительная динамика снижения отказов, по данным системы КАСАНТ, за шесть лет (с 2011 по 2017 год) по гарантийной продукции составляет более 76%, что также является важным фактором повышения качества продукции. На рисунке 1 представлена ожидаемая зависимость качества продукции от сертификации системы менеджмента бизнеса, фактически – от уровня зрелости СМБ.

Рис. 1. Ожидаемая зависимость качества продукции от сертификации СМБ

Управление бизнесом по модели IRIS, помимо сокращения числа проверок, позволяет предприятию получить дополнительные выгоды как в части повышения удовлетворенности потребителя и результативности бизнеса, оптимизации производства, снижения количества дефектов конечной продукции и расходов на получение дополнительных сертификатов (ISO 9001:2015, AS 9100:2016, IATF 16949:2016). В пользу этих ожиданий свидетельствовало наличие в СМБ большого количества лучших практик современного менеджмента, умелое применение которых приносит практические выгоды всем заинтересованным сторонам.

Смущало одно обстоятельство − чрезмерная бюрократическая составляющая в требованиях к системам менеджмента бизнеса: 56 обязательных и рекомендуемых процессов и 22 обязательных и рекомендуемых процедур. Следует добавить, что во время сертификационных аудитов оценка системы производилась по таблице Assessment Sheet, в которой также акцент ставился на бюрократическую составляющую и, может быть (совсем немного), на применение лучших практик. В связи с этим становится понятно, что поддерживать интерес предприятий к совершенствованию СМБ без реальных улучшений с точки зрения удовлетворенности потребителей, надежности и безопасности продукции и результативности СМБ продолжительное время не удастся.

На выставке InnoTrans в Берлине в 2012 году Бернард Кауфман, генеральный менеджер Центра менеджмента IRIS (ICM), в числе прочих показателей работы IMC назвал показатель «Количество выданных сертификатов»3 . На 2012 год целевое значение этого показателя было установлено в 850 сертификатов. К этому году подготовку к сертификации по IRIS уже велась на предприятиях Китая, поэтому значение было вполне достижимым. Сегодня количество сертификатов по IRIS rev 02 и ISO/TS 22163 составляет 1 589, причем более половины – китайские компании.

На основании опыта широкого распрастранения стандарта можно сделать несколько утверждений:

1. Результативность поставщиков различна.
2. Наличие сертификата IRIS не обязательно подтверждается высоким уровнем качества продукции.
3. Результативность поставщиков не зависит от наличия или отсутствия сертификата ISO, IRIS.

Иными словами, при внедрении стандарта IRIS на некоторых предприятиях ожидания не оправдались. Предположительные причины могут быть следующими:

• результативность системы менеджмента при сертификационных аудитах оценивается по количеству упомянутых в СМБ процессов и процедур, а не по результативности процессов на основании результатов их измерения и мониторинга;
• предприятия в лице руководителей дистанцировались от работ по развитию систем менеджмента бизнеса;
• имеет место неэффективное управление цепью поставок.

На фоне этих данных весьма странным выглядит вопрос, который часто задают на предприятиях сотрудники разных уровней: «Мы заняты СМБ по IRIS уже… лет! Где же результаты? Почему у нас до сих пор нет улучшений?».

Ответ руководителям и собственникам бизнеса был дан уже ранее в этой статье: не стоит удивляться − вы получаете то, что сами запланировали. Аналогичный вопрос от сотрудников может означать только одно: им не разъяснили намерения руководства, назначение системы менеджмента бизнеса, не определили последовательность и вектор усилий и т. д. Это тоже неудивительно вследствие сказанного выше.

Система IRIS Certification

21 и 22 сентября 2016 года на выставке InnoTrans в Берлине группа UNIFE и IRIS представили план мероприятий по предстоящей эволюции IRIS4 (рис. 2).

Рис. 2. Стратегия IRIS

В соответствии с планом эволюции IRIS 24 мая 2017 года стандарт ISO/TS 22163 стал доступен для приобретения, а 1 июня на сайте iris-rail.org была опубликована схема системы IRIS Certification5 (рис. 3), из которой стало понятно только то, что аббревиатура IRIS никуда не пропадает, а приобретает иной смысл. В структуре системы IRIS Certification фактически стало два собственника: Международная организация по стандартизации (ISO) управляет стандартом ISO/ TS 22163, а всеми остальными компонентами системы − Центр менеджмента IRIS (IRIS Centre Management). Предприятиям, идущим путем IRIS, следует помнить, что требования к системе менеджмента бизнеса теперь будут меняться с той же периодичностью, что и стандарт ISO 9001 (примерно 1 раз в 7 лет), а правила сертификации – более динамично (то есть это более мобильный документ, который может пересматриваться чаще, нежели требования к СМБ).

Рис. 3. Схема системы IRIS Certification

Тогда же была опубликована стратегия IRIS6 . В обоснование разработанной стратегии было приведено утверждение, почему важен менеджмент качества на основе стандарта: «Если компания сертифицирована по стандарту качества, такому как ISO 9001, то она доказала в рамках аудита, что она упорядочила свое качество в точном соответствии с конкретным, определенным методом. Это включает в себя проведение проверок, а также (и прежде всего) принятие предупреждающих мер для обеспечения того, чтобы в производстве не было дефектов с самого начала.

Стандарт охватывает все процессы: проведение тендеров, разработку и производство (от закупок, поставляемых для производства, до поставки конечного продукта) с учетом планирования, а также критериев качества. Таким образом, потенциальные риски могут быть выявлены на ранней стадии».

В стратегии приведена дорожная карта (табл. 1), в соответствии с которой предполагается выполнить три последовательных шага и достичь три цели соответственно.

Табл. 1. Дорожная карта и цели стратегии IRIS

Первый шаг уже сделан. Проведены пробные аудиты разработанной системы: новая методология оценки IRIS Certification (оценка результативности, восприятие клиентов и доработанный Assessment Sheet), IRIS Audit tool (программное обеспечение) и процесс сертификации по IRIS. Были протестированы предприятия по всем четырем типам аудитов: HARTING (электрические компоненты  – мультипромышленность), KnorrBremse (подвижной состав – тормоза), NS/ Nedtrain (техническое обслуживание) и Siemens (сигнализация).

Изменения требований стандарта

Содержание дополнительных требований СМБ относительно требований ISO 9001 изменилось незначительно (табл. 2).

Табл. 2. Сравнение количественных данных

Следует учесть существенное снижение бюрократической составляющей в требованиях: сокращение обязательных и рекомендуемых процессов и процедур.

Отдельно стоит обратить внимание на изменение не столько количества, сколько списка нокаут-вопросов: вместо 12, семь из которых относились к процессам «Проектирование и разработка» и «Менеджмент проекта», четыре  – к другим процессам жизненного цикла, один – общесистемный «Управление несоответствующим процессом», осталось 10, из которых четыре напрямую относятся к процессам жизненного цикла, остальные  – к общесистемным вопросам:

• действия в отношении рисков и возможностей;
• менеджмент компетенций (включая свидетельства повышение компетентности);
• проектный менеджмент (9 областей проектного менеджмента); – менеджмент конфигурации;
• специальные процессы (включая обеспечение необходимой компетентности);
• управление RAMS & LCC.

Набор лучших практик дополнен требованиями по управлению компетентностью и необходимостью применения системы анализа отчетов об отказах и корректирующих действий (FRACAS – failure reporting, analysis and corrective action system), которая во многих отраслях признана ключевым элементом заблаговременного обеспечения и достижения устойчивых характеристик надежности и ремонтопригодности продукции.

Из сказанного можно предположить, что от измерения и мониторинга результатов процессов жизненного цикла акцент смещается в сторону соблюдения условий обеспечения результативности. И это представляется верным вектором, создает необходимые предпосылки для обеспечения результативности и дополнительную возможность еще раз задуматься над системой, осмыслить ее назначение.

Новая методология оценки

Методология оценки представлена в документе «Правила IRIS Certification: 2017. Правила для достижения и подтверждения признания IRIS Certification». Документ включает в себя разделы:

1. Область применения IRIS Certification.
2. Требования к органам по сертификации.
3. Требования к ресурсам.
4. Требования к процессу сертификации.
5. Аудиты IRIS Certification.
6. Другие аудиты.
7. Доступность данных.
8. Процесс управления претензиями.
9. Планирование аудита.
10. Проведение аудита на площадке.
11. Документация по аудиту.
12. Методология подсчета баллов.
13. Менеджмент несоответствий.

Рис. 4. Концепция методологии оценки

Представленная в документе методология оценки СМБ изменена на основе обратной связи, полученной от заинтересованных сторон и восприятия рынка. Это соответствует тому, что все участники процесса должны улучшить качество в железнодорожном секторе, повышая удовлетворенность клиентов и качество продукции. Основные усовершенствования методологии оценки отображены на (рис. 4):

• восприятии клиента путем определения ключевых заинтересованных сторон, ясно установленных измерений и регистрации обратной связи от потребителей;
• результативности посредством более глубокой оценки определенных результатов процесса на основе анализа данных ключевыми заинтересованными сторонами;
• правильной оценки с помощью улучшенной системы оценивания (Assessment Sheet).

Крайне важно, чтобы владельцы сертификатов проанализировали влияние доработанных документов на свои системы менеджмента бизнеса. Это позволит гарантировать выполнение новых требований, которые могут быть реализованы безопасно и последовательно.

Поскольку новые элементы ориентированы на потребности клиентов и результативность процессов, предприятия должны будут показать, что они провели анализ заинтересованных сторон. Это должно включать установление правил (критериев) для такого анализа, определение ключевых заинтересованных сторон (клиентов, партнеров и т. д.) и связанных KPI – ключевых показателей результативности (например, OTD, NCR и т. д.). То, как будут измеряться KPI и как определены действия для повышения результативности, также является ключевыми элементами для оценки.

Кроме того, предприятия должны собирать отзывы потребителей. Это может быть сделано путем опросов, выполнения гарантий, рассмотрения жалоб и т. д. Консолидация и анализ этой информации позволит улучшить знания компании о потребностях и ожиданиях потребителей.

Для оценки результативности предприятия должны визуализировать следующие пять обязательных процессов с использованием диаграммы «Черепаха»:

1. Требования к продукции и услугам (стандарт ISO / TS 22163 пункт 8.2).
2. Менеджмент проекта (стандарт ISO / TS 22163 пункт 8.1.3).
3. Проектирование и разработка продукции и услуг (ISO / TS 22163, раздел 8.3).
4. Управление процессами, продукцией и услугами, поставляемыми внешними поставщиками (стандарт ISO / TS 22163, раздел 8.4).
5. Производство продукции и услуг (стандарт ISO / TS 22163 8.5).

Оценка результативности этих процессов будет производиться всегда вне зависимости от вида аудита, результатов предыдущего, результативности этих процессов и всей СМБ.

Оценка результативности является определяющей ролью и обязанностью владельцев процессов, которые должны отстаивать (advocate) свои процессы, определять, внедрять и контролировать KPI для них. Эти KPI должны удовлетворять потребности как внутренних, так и внешних потребителей процесса и быть безошибочными, чтобы улучшить его результативность.

В порядке подготовки к сертификационному аудиту предприятие должно направить ведущему аудитору следующую обязательную документацию не менее чем за 60 календарных дней до каждой проверки:

1. Восприятие клиентами (анализ заинтересованных сторон, ключевых клиентов, связанных ключевых показателей результативности).
2. Обратная связь с потребителями.
3. Диаграмма «Черепаха» для пяти обязательных процессов для оценки результативности.
4. Определение KPI со ссылкой на внутреннего (внешнего) потребителя процесса.
5. Значения KPI для проверяемого периода.
6. Список организационных процессов и их взаимодействие.

Рисунок 5 иллюстрирует связь между представлением процессов предприятия в формате «Черепаха», состоянием готовности предприятия и оценкой результативности, проводимой аудитором.

Рис. 5. Оценка результативности IRIS Certification

Предприятие будет представлять свои процессы слева направо, определяя процесс и связанные с ним входы, выходы и т. д. Аудитор будет проводить анализ справа налево, сосредоточившись на потребностях и ожиданиях клиентов, и вернется к оценке KPI процесса после анализа его эффективности.

Подобная методология проведения оценки принципиально изменяет роли и ответственность всех участников аудитов. Если прежде аудитору достаточно было обнаружить свидетельства документального оформления процесса, его функционирования и оценки, то теперь он должен взять на себя ответственность и вынести вердикт относительно результативности не только процессов в отдельности, но и всей СМБ в целом. В этом состоит вызов для аудитора, возможность проявить свои компетенции аналитика, проверки профессионализма и ответственности перед потребителями железнодорожной продукции и бизнесом. При этом важно не просто убедиться в наличии фиксированного набора документированной информации, а констатировать на ее основании, что вся система позволяет обеспечивать и обеспечивает повышение удовлетворенности заинтересованных сторон.

С другой стороны, если раньше предприятиям в лице представителя руководства за СМБ достаточно было соблюсти набор требований, то теперь необходимо будет представить доказательства результативности процессов и способности СМБ обеспечить удовлетворенность заинтересованных сторон, включая как минимум потребителя и сотрудников предприятия. Для этого необходимо выстроить логичную систему целеполагания: потребности и ожидания заинтересованных сторон – намерения предприятия по качеству, бизнесу и безопасности (политики) – цели в области качества, бизнеса и безопасности KPI-процессов.

Обобщая все сказанное, можно отметить, что прошедшие изменения и требований стандарта ISO/TS 22163, методологии оценки свидетельствуют о повышении эффективности стандарта в части сбора и анализа данных о состоянии СМБ − от бюрократического подхода подсчета количества документов к осознанию правильности установленных требований к процессу. Выполнение этих требований позволяет извлекать выгоды всем заинтересованным сторонам. Собранные данные о состоянии СМБ, их анализ создает возможность для высшего руководства вернуться к осмысленному проектированию системы менеджмента, ориентированной на удовлетворение интересов заинтересованных сторон.

Сегодня холдингу ОАО «РЖД» при выстраивании процессного подхода управления и решении задач повышения эффективности основной деятельности следует рассмотреть возможность распространения стандарта ISO/TS 22163 на своих производственных подразделениях, осуществляющих текущий ремонт тягового подвижного состава, грузовых вагонов, текущее содержание пути, элементов сигнализации и связи, электроснабжения. При реализации данного сценария необходимо учитывать накопленный опыт по результатам сертификации предприятий промышленности по стандарту IRIS.

На основании практического опыта и результатов аудитов самыми проблемными областями представляются следующие (в порядке убывания значимости):

• система целеполагания;
• внутренний аудит;
• закупки;
• управление компетентностью;
• управление RAM и цикл FRACAS.

Все темы достойны отдельного обсуждения, но важно сказать, что каждый из этих аспектов определяет возможность предприятия повысить как удовлетворенность заинтересованных сторон, так и результативность бизнеса.